Giải đáp một số thắc mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP mới nhất về hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp đang dần chuyển giao từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn đọc giải quyết một số vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử như căn cứ pháp lý để sử dụng hóa đơn điện tử, quy định về ngày ký hóa đơn, lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử,…

 

Trước tiên, chúng ta cần hiểu hóa đơn điện tử là gì? Căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Căn cứ pháp lý để sử dụng hóa đơn điện tử

Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005)

Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ

Nghị định 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký điện tử

Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử

Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ

Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

 

sử dụng hóa đơn

Quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử

Căn cứ tiết a khoản 2 điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì ngày ghi trên hóa đơn là ngày ghi nhận chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành dịch vụ.

Căn cứ công văn số 58325/CT-TTHT của Tổng Cục Thuế thì ngày ghi trên hóa đơn phải tuân thủ tiết a khoản 2 điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Trong công văn và thông tư đều không đề cập chi tiết đến ngày ký hóa đơn và quan tâm đến ngày ghi trên hóa đơn là ngày bàn giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành dịch vụ do đó ngày trên hóa đơn điện tử và ngày ký điện tử không bắt buộc phải trùng nhau.

Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp:

Theo Thông tư số 176/2016/TT-BTC thì việc mất hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nên tình trạng mất hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ gần như không xảy ra.

Phương thức lưu trữ hóa đơn và bảo quản dễ dàng (có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện điện tử như USB, laptop, ổ cứng di động, thẻ nhớ,…)

Giảm thiểu chi phí chuyển phát nhanh, tăng khả năng thu hồi công nợ.

Bảo mật thông tin hàng hóa, tránh mất dữ liệu khách hàng.

Chống hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp.

Gửi nhanh qua đường email hoặc thông qua tin nhắn truy cập trang web tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Tự động lên báo cáo BC26/AC

Giảm thiểu những sai sót xảy ra trong quá trình tạo lập hóa đơn

Trình bày đẹp, không bị lệch dòng như hóa đơn tự in và đặt in.

Một câu hỏi thường được các kế toán đặt ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử đó là khi hạch toán kế toán và kẹp chứng từ sổ sách, có phải in hóa đơn điện tử để bảo quản và lưu trữ không? Có 2 trường hợp xảy ra đối với thắc mắc trên đó là:

Trường hợp 1: Giống như hóa đơn giấy kế toán có thể xé liên 3 của hóa đơn kẹp cùng chứng từ thì hóa đơn điện tử các bạn in bản thể hiện ra và kẹp theo từng nghiệp vụ phát sinh để dễ kiểm tra, rà soát.

Từ năm 2019 doanh nghiệp có được đặt in hóa đơn giấy nữa không?

Báo giá hóa đơn điện tử – Sự lựa chọn đa dạng cho DN

Trường hợp 2: Kế toán copy hóa đơn vào 1 USB (giống hóa đơn giấy để nguyên hóa đơn liên 3 tại quyển, đóng quyển các phiếu chi, thu,… riêng biệt), không cần phải in ra để kẹp chứng từ.
 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *